Tugas Analisis Sistem Informasi

Sistem Analisa Restoran
ANALISIS SISTEM RESTORAN “SAIKI JAYA”

I. Deskripsi Umum
Kami mengambil contoh sistem dari sebuah restoran. Restoran yang akan kami analisis merupakan restoran cukup besar dan terkenal di salah satu kota besar di Jawa Barat. Restoran ini menyediakan berbagai menu pilihan masakan lokal, masakan nusantara.
Pelanggan yang baru datang biasanya memilih tempat terlebih dahulu dan menunggu daftar menu dari pelayan. Kemudian pelayan mencatat menu yang dipesan oleh pelanggan tersebut. Menu yang sudah dicatat diberikan kepada kepala koki. Kemudian kepala koki mengkonfirmasikan kepada kepala bagian persediaan apakah bahan-bahan yang dibutuhkan tersedia atau tidak. Apabila tersedia maka menu pesanan tersebut dimasak oleh koki. Pelanggan juga bisa memesan meja jauh hari sebelumnya dengan cara menelepon maupun menghubungi langsung ke restoran. Apabila ada pelanggan yang memesan meja dan waktu beberapa hari sebelumnya maka pelanggan tersebut disediakan meja dan waktu yang sesuai yang dipesan.
Menu yang dipesan tersedia kurang lebih 10 menit dari waktu kita mulai memesannya, itupun kalau restoran dalam kondisi sepi. Apabila dalam kondisi ramai pesanan yang dipesan pelanggan tersedia dalam waktu kurang lebih 30 menit.
Sistem pembayaran melalui satu kasir dan hanya melayani pembayaran tunai. Restoran ini juga menyediakan jasa pengiriman pesanan langsung ke rumah pelanggan. Pelanggan dapat menghubungi melalui telepon maupun secara langsung ke restoran. Pengantaran dalam kota bebas biaya sementara luar kota biaya transportasi dibebankan kepada pelanggan sesuai jarak tempuh pengiriman.

II. Aktor-Aktor yang terlibat dalam Bisnis Restoran

II.1 Pemilik
Pemilik merupakan pemegang saham dari restoran sekaligus pendiri dari restoran ini. Pemilik menerima laporan keuangan dari manager secara periodik. Selain itu pemilik juga bertanggung jawab atas perkembangan restoran tersebut. Pemilik juga mengontrol kerja dari manager dan menggaji manager. Pemilik juga bisa menambahkan modal bagi pengembangan restoran.
II.2 Manager
Manager bertugas mengawasi kinerja pegawai lain di restoran tersebut. Manager yang menangani keseluruhan operasional restoran sehari-hari. Manager juga menyusun laporan keuangan secara periodik untuk dipertanggung jawabkan kepada pemilik restoran. Laporan keuangan tersebut terdiri dari pemasukan dan pengeluaran. Laporan pemasukan diperoleh dari kasir sedangkan laporan pengeluaran diperoleh dari kepala bagian persediaan yang bertugas menyediakan bahan masakan dan pengeluaran lainnya yang digunakan dalam operasional restoran. Manager juga bertugas menggaji para pegawai lainnya dan bertanggung jawab melakukan transaksi/pembayaran dengan supplier bahan makanan.

II.3 Kepala koki
Kepala koki bertugas memanage koki-koki lainnya. Kepala koki juga yang menerima daftar pemesanan pelanggan dari pelayan. Kepala koki juga bertugas menghubungi bagian persediaan untuk disiapkan bahan-bahan apa saja yang diperlukan dalam pembuatan pesanan dari pelanggan. Kepala koki juga mengontrol kualitas masakan dari koki-koki. Kepala koki juga bertanggung jawab atas penambahan menu baru yang juga harus dengan persetujuan dari manager dan pemilik restoran.
II.4 Koki
Koki bertugas langsung didapur memasak pesanan dari pelanggan. Setiap koki memiliki keahlian masing-masing. Ada koki spesialisasi masakan lokal, ada koki yang memiliki spesialisasi masakan nusantara, dan ada koki spesialisasi masakan internasional. Koki juga berhak memberi masukan kepada kepala koki mengenai penambahan menu baru.
II.5 Kasir
Kasir bertugas menerima pembayaran dari pelanggan. Kasir juga haru membuat laporan keuangan harian untuk dilaporkan kepada manager. Selain itu pembayaran terhadap pemesanan yang dilakukan pelanggan juga merupakan tanggung jawab dari kasir dibantu dengan oleh kurir.
II.6 Kepala pelayan
Kepala pelayan bertugas memastikan pekerjaan pelayan, cleaning service, dan tukang cuci piring telah dilaksanakan dengan baik, kepala pelayan juga bertanggung jawab mengatur jadwal shift pegawai (pembagian shift pegawai adalah perhari, bukan per jam tertentu karena restoran buka setiap hari, pegawai yang bekerja mendapatkan libur satu kali dalam satu minggu) serta mengecek absensi para pegawai yang dibawahinya. Kepala pelayan juga melakukan survey kepada pelanggan apakah pelayanan yang diberikan telah memuaskan dan menampung kritik serta saran pelanggan yang kemudian akan dilaporkan kepada manager.
II.7 Pelayan
Pelayan bertugas melayani pelanggan secara langsung. Pelayan menunjukkan meja yang kosong atau meja yang telah dipesan sebelumnya. Pelayan juga bertugas memberikan daftar menu ke pelanggan, menjelaskan menu bila diminta oleh pelanggan dan mencatat pemesanan oleh pelanggan. Yang kemudian pemesan tersebut diserahkan kepada kepala koki. Pelayan juga bertugas menghidangkan menu kepada pelanggan. Pelayan juga bertugas membersihkan meja setelah pelanggan menyantap hidangan. Pelayan juga membantu kegiatan transaksi pelanggan apabila pelanggan enggan pergi kekasir secara langsung dengan membawakan tagihan dan pembayarannya.



II.8 Doorman
Bertugas menjaga pintu dan membukakan pintu bagi pelanggan yang masuk maupun keluar dengan diiringi ucapan salam.
II.9 Tukang cuci piring
Tukang cuci piring bertugas mencuci piring kotor, gelas kotor dan peralatan dapur yang kotor. Selain itu sebelum pulang memastikan semua piring, gelas, dan peralatan dapur berada pada tempatnya.
II.10 Cleaning service
Cleaning service bertugas membersihkan restoran. Jadwal pembersihan yaitu sebelum restoran dibuka dan setelah ditutup. Selain itu apabila pada saat dibuka dan terlihat kotor maka cleaning service juga harus membersihkannya dengan memperhatikan keadaan restoran harus dalam keaadaan yang tidak ramai.
II.11 Pegawai bagian pemesanan
Pegawai bertanggung jawab untuk menerima telpon dari pelanggan yang ingin memesan tempat untuk makan di restoran dan kemudian mengkonfirmasikannya dengan pelayan. Selain itu penerima telpon juga menerima telpon para pelanggan yang menginginkan pesanan untuk diantar ke rumah pelaggan tersebut dengan memberitahukan nama, alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Setelah itu, penerima telpon mencatat pesanan dan memberitahukan total harga pesanan yang dipesan pelanggan.
II.12 Kepala persediaan
Bertugas memanage persediaan bahan-bahan yang diperlukan dalam pembuatan menu. Selain itu dia harus berkoordinasi dengan kepala koki mengenai bahan-bahan apa saja yang diperlukan dalam pembuatan menu yang dipesan oleh pelanggan. Dia juga memberitahukan kepada kepala koki apabila bahan-bahan menu tertentu telah habis untuk diberitahukan kepada pelanggan. Kepala persediaan dengan koki juga menangani pemenuhan bahan-bahan masakan oleh supplier.
II.13 Karyawan bagian persediaan
Merupakan bawahan dari kepala persediaan. Menerima tugas dari kepala persediaan untuk mengantarkan bahan-bahan masakan kepada koki.
II.14 Kurir
Kurir bertanggung jawab mengantarkan pesanan pelanggan ke rumah pelanggan. Selain itu kurir juga bertanggung jawab terhadap uang pembayaran pesanan pelanggan yang kemudian disetorkan ke kasir. Kurir juga memastikan makanan yang dipesan sampai ke tangan pelanggan dengan keadaan yang masih baik (masih hangat, lengkap dan tertata rapi).
II.15 Keamanan
Keamanan bertanggung jawab menjaga keamanan restoran mulai dari tempat parkir pelanggan (bekerja sama dengan juru parkir), tempat parkir kendaraan khusus pegawai sampai keamanan di dalam restoran.
II.16 Juru parkir
Juru parkir bertanggung jawab mengarahkan dan membantu pelanggan yang datang untuk memarkirkan kendaraannya, bila pelanggan akan pulang maka juru parkir mengarahkan dan membantu pelanggan mengeluarkan kendaraannya. Juru parkir juga bertanggung jawab menjaga kendaraan pelanggan yang diparkir bekerja sama dengan satpam restoran.
III. Problem background

Problem Kepegawaian
o Database pegawai
Database pegawai sudah ada akan tetapi masih belum dioptimalkan pemakaiannya. Selama ini database pegawai hanya digunakan untuk mendata para pegawai restoran saja. Sebenarnya bisa saja digunakan untuk absensi pegawai secara elektronik ataupun kegunaan lainnya.
o Problem yang berkaitan dengan absensi pegawai
Selama ini absensi pegawai masih secara manual. Sehingga absensi model seperti itu masih kurang efektif karena pegawai masih bisa mencurangi absen. Sebaiknya dikembangkan sebuah sistem pengabsenan elektronik yang terintegrasi dengan database kepegawaian.
o Problem yang berkaitan dengan pembayaran/transaksi
Selama ini pembayaran masih dilakukan secara tunai. Pembayaran secara elektronik masih belum bisa dilakukan.

Problem Pelayanan
o Problem yang berkaitan dengan database
Database pelanggan
Database yang tersedia masih jarang diupdate. Padahal database tersebut sangat penting kegunaannya. Apabila ada pelanggan yang melakukan pemesanan melalui telepon dan telah ada dalam database maka pelanggan tersebut tidak perlu menyebutkan alamat dan nomer telepon lagi.
Database pemesanan tempat
Database pemesanan tempat ini juga sangat penting kegunaannya. Tetapi pencatatan pemesanan tempat masih dilakukan secara manual. Hal ini tentu saja sangat tidak efektif. Selain itu terjadi ketidakjelasan sistem informasi pemesanan tempat sehingga sering terjadi kekacauan dalam pemesanan tempat tersebut (misalnya double booked). Hal ini tentu saja mengecewakan pelanggan.
Database supplier
Database yang tersedia juga jarang diupdate, sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara optimal.
Database menu masakan
Database yang tersedia selama ini hanya digunakan untuk mendata menu yang tersedia sehinggga penggunaan database tersebut masih belum optimal. Database tersebut masih bisa dioptimalkan misalnya digunakan untuk mengetahui menu favorit pelanggan yang tentu saja harus direlasikan dengan database pelanggan.
o Problem yang berkaitan dengan pemesanan makanan
Apabila restoran dalam keadaan ramai sering terjadi keterlambatan dalam pemesanan makanan dikarenakan jumlah koki yang tidak memadai dengan jumlah pemesanan. Hal ini tentu saja mengecewakan pelanggan yang harus menunggu cukup lama.
Sering terjadi ketidak sesuaian urutan memasak dengan pemesanan. Pemesanan yang seharusnya didahulukan justru dimasak belakangan. Hal ini tentu saja mengecewakan pelanggan.
Pada pemesanan melalui telepon sering terjadi kekurang jelasan alamat pelanggan. Hal ini tentu saja merepotkan kurir yang mengantarkan pemesanan.
Jumlah kurir yang terbatas sehingga menyebabkan keterlambatan pengiriman pemesanan apabila banyak pemesanan melalui telepon dalam waktu hamper bersamaan.

Daftar dari Eksternal Entitas:
Pelanggan :
o Sistem akan mengirim daftar menu yang tersedia
o Sistem akan mengirim kuitansi pembayaran
o Sistem akan mengirim daftar tagihan
o Sistem akan mengirim karcis parkir
o Sistem akan menerima daftar pemesanan

Suplier Bahan Baku :
o Sistem akan mengirim list barang kebutuhan
o Sistem akan menerima catalog dari supplier
o Sistem akan menerima kuitansi pembelian
Pemilik :
o Sistem akan mengirim laporan keuangan

VII. Mendaftar Entitas ERD RESTORAN
Entitas yang ada pada sistem Bisnis Restoran ini adalah :
Pemilik
Pegawai
Supplier
Pelanggan
Transaksi pembelian oleh pelanggan
Transaksi pemesanan tempat
Transaksi pembelian bahan baku
Tempat
Makanan
Minuman
Bahan baku
Barang Supplier



Memilih Key
No
Entitas
Primary Key
1
Pemilik
ID_Pemilik
2
Pegawai
ID_Peg
4
Pelanggan
ID_Pelanggan
5
Makanan
ID_Makanan
6
Minuman
ID_Minuman
7.
Tempat
No_Meja
8.
Transaksi Pembelian
FO_ID
9.
Transaksi Pemesanan Tempat
PO_ID
10.
Transaksi Pembelian Bahan Baku
PBB_ID
11.
Bahan Baku
BB_ID
12.
Barang Supplier
BS_ID



X. INPUT & OUTPUT
Sebelum melakukan pemesanan makanan, pelanggan baik yang datang langsung maupun pesan melalui telepon dapat mendaftarkan dirinya sebagai member restoran.
Dibawah ini merupakan desain form keanggotaan restoran :

Selanjutnya form diatas akan diisikan oleh kasir ke dalam database pelanggan. Desain input dari form diatas, akan seperti di bawah ini :

Setelah melakukan register, pelanggan baru bisa melakukan pemesanan makanan.












TUGAS
ANALISIS SISTEM INFORMASI





NAMA KELOMPOK C :
1.Ari Azhary N
2.Dedy Kurniawan
3.Dimas Wibowo
4.Sani Ikhsan Nugraha
5.Syarif Hidayatullah




UNIVERSITY OF GUNADARMA
2009